Сопроводительное письмо к претензии

Содержание

Сопроводительное письмо к документам: правила написания и образец

Сопроводительное письмо к претензии

Сопроводительное письмо к документам является приложением к различным бумагам. Оно содержит наименование отправляемого договора или документа, а также действия получателя. Подобное письмо относится к деловой документации и нередко сопровождает договор.

Назначение сопроводительного письма к документам

Образец сопроводительного письма должен быть на любом предприятии. Многие компании предпочитают разрабатывать свои образцы, в других фирмах в качестве основы используют шаблоны из интернета. В письме находит отражение перечень отправленной документации и краткое описание. Подобная бумага отправляется, когда в документах отсутствует адресная часть.

Важно подчеркнуть, что информационная нагрузка в письме отсутствует, его функция заключается в:

  • Подтверждении какого-либо события;
  • Обозначении перечня предоставленных бумаг;
  • Определении дальнейших действий адресата;
  • Установлении срока, отведенного на исполнение определенных действий.

Написание сопроводительного письма продиктовано деловым этикетом. Сопроводительные письма уместны при отправке договоров в государственные органы и многие другие. Это облегчает задачу при необходимости подтверждения передачи пакета, а также обращения внимания на важные моменты. Вы можете передать просьбу, обозначить перечень необходимых действий и определить сроки ответных мероприятий.

Сопровождение уместно при отправке:

  • Акта сверки;
  • Договора на подпись;
  • Документации в налоговую;
  • Кадровых документов;
  • Коммерческих приложений;
  • Отчетов в контролирующие органы;
  • Исполнительной документации и др.

Такое сопровождение может прилагаться к бумагам, которые вы передаете лично, либо с курьером, а также обычной или электронной почтой. Документ составляется секретарем, либо сотрудником, который отвечает за отправленные бумаги.

Одна из главных функций письма – перечисление документов.

В нем указываются не только наименования всех бумаг, но и количество листов, на которых они составлены, число копий, наличие приложений. Сопроводительное письмо составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается у отправителя, на нем указывается дата и время получения письма адресатом.

Роль сопроводительного письма огромна:

  • Получатель никогда не скажет, что документация не была получена;
  • Текст всегда обратит пристальное внимание адресата на сам договор;
  • При получении конверта сотрудники компании внесут номер в свой журнал входящей корреспонденции.

Все это во многом облегчает работу, особенно, когда речь идет о необходимости заключения договора.

письма

Правила составления письма не обозначены в нормативно-правовых актах это значит, что единого образца оформления нет. Бумага оформляется произвольно, но при ее составлении необходимо учесть важные моменты:

  • Текст печатают на фирменном бланке компании;
  • В правом углу указывается адресат;
  • В левом углу необходимо проставить исходящий номер;
  • Укажите, для чего вы отправляете письмо, какие документы оно призвано сопроводить. При отправке договора поставки попросите получателя ознакомиться с ним, а затем прислать с печатью и подписью главы компании. Иногда стоит упомянуть, что при несогласии с какими-то пунктами, получатель документов может написать протокол разногласий;
  • Помните о деловой этике. В текст необходимо включить следующие словосочетания: «просим Вас», а также «с уважением» и т.п.

Важные моменты могут быть выделены в тексте курсивом или жирным шрифтом. «Приложения» являются основным разделом документа, в нем перечисляется вся документация.

На сопроводительном письме должна стоять подпись руководителя, либо его заместителя или другого лица, которое имеет право подписи такой документации. Им может быть ответственный специалист, либо руководитель подразделения. Финансовую документацию подписывает бухгалтер.

Исходящая корреспонденция оформляется на фирменном бланке компании, таковы общепринятые правила. Бланк содержит реквизиты компании, полный почтовый адрес и прочую контактную информацию.

Требования к оформлению документа отсутствуют, но при написании письма всегда придерживайтесь правил деловой переписки, избегайте двусмысленности.

Несмотря на то, что документ не несет в себе смысловой нагрузки, он выполняет несколько важных функций:

  • Подтверждает отправку;
  • Позволяет перечислить все приложения и документацию;
  • Включает инструкцию по обращению с договорами;
  • Дает возможность определить срок исполнения, так как содержит регистрационные данные.

сопроводительного письма должно быть кратким, лаконичным и без двусмысленности. Необходимо четко обозначить, что вы отправляете, для чего, каков список документов и что с ними делать.

Правила написания

Текст можно разделить на 2 части:

  • Сообщение об отправке документов;
  • Просьба вовремя написать ответ (согласовать, ознакомиться и т.п.).

Послание содержит сведения о получателе и отправителе. Текст обычно начинается со слов: «Отправляем вам…», либо «Высылаем Вам». Далее следует обобщенное наименование документов, к которым вы приложили сопровождение. В следующей фразе обозначена цель:

  • Подписание;
  • Ознакомление;
  • Заполнение.

Название всех документов обозначается в другом разделе. Вы можете проинструктировать получателя, какие действия необходимо предпринять и в какие сроки. Используются фразы, которые начинаются со слова «прошу»:

  • Подтвердить получение письма;
  • Обеспечить конфиденциальность информации;
  • Подписать в установленный срок;
  • Согласовать, написать комментарии или составить протокол разногласий и т.п.

отметка касается наличия приложений. Документы не просто перечисляются, необходимо указать количество страниц и приложений, а также число экземпляров. Сопроводительное письмо теряет смысл при отсутствии этой информации.

Большое количество приложений оформляется на отдельном листе, который может называться «Опись приложений к письму №_____ от _________.» Наличие описи должно найти отражение в тексте письма.

Помните о том, что на сопровождение возлагается учетная функция всех отправленных адресату документов. Некоторые организации предпочитают указывать в письме срок исполнения.

Они включают фразу: «Прошу подписать документ и вернуть в десятидневный срок», либо «Срок подписания документа составляет 3 дня». Такие фразы не всегда уместны, потому что по правилам деловой переписки получатель может ответить на письмо в течение 30 дней.

Только вышестоящая инстанция имеет право указать обязательный срок исполнения. В некоторых случаях срок ответа оговорен в соглашении.

Образец сопроводительного письма к документам

Мы уже упоминали о том, что единого образца заполнения не существует. Ситуации бывают разными. В каждом конкретном случае руководитель захочет подчеркнуть то, что важно для него. Для упрощения работы с подобными письмами предлагаем вам примеры.

Каждый из примеров содержит общие моменты, но на их основе вы сможете разработать свои собственные шаблоны, которые позволят сократить время на оформление сопроводительных писем.

Подпись и регистрация письма

Сопроводительное письмо могут подписывать разные лица. Чаще всего сопровождение подписывает директор, либо его заместитель, особенно, когда речь идет об отправлении коммерческого предложения о сотрудничестве.

Если бухгалтер составил письмо для отправки контрагентам первичных документов, достаточно подписи главного бухгалтера.

В письме необходимо указать, что получателем является главный бухгалтер контрагента. В других случаях допустима подпись начальника подразделения или ведущего специалиста. Сопроводительное приложение наделено и другими особенностями:

  • Все контактные данные указываются ниже основного текста, чтобы адресат мог связаться с вами при возникновении вопросов;
  • Сопроводительное письмо должно быть зарегистрировано, ему присваивается исходящий номер;
  • Адресат присвоит письму входящий номер, который укажет на втором экземпляре.

Важно отметить, что подобное послание теряет актуальность после того, как получатель ознакомился с ним. Достаточно убедиться, что все документы прибыли по списку.

На письме необходимо проставить пометку о регистрации, затем оно передается руководителю. Он ставит резолюцию и назначает ответственное лицо, которое может разобраться в рассматриваемом вопросе.

Срок хранения письма соответствует сроку хранения добавленных приложений.

Источник: https://whoyougle.ru/documents/kak-pravilno-napisat-soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam.html

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо к претензии

Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам – смотрите в статье.

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

  • на фирменном бланке;
  • с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

Раздел письмаКраткое описаниеПример
ВступлениеКраткое содержаниеО направлении ответа на претензию
ЗаголовокТема, определяющая его цельСопроводительное письмо передаваемых документов
ОбращениеКонкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчестваУважаемый Иван Иванович!
Цель посланияКраткая формулировкаВ ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.
Основная частьИзложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.
ЗаключениеПеречень приложений. Вежливая подписьПриложения:

  1. Договор поставки, количество листов.
  2. Товарная накладная, количество листов.
  3. Заказ-наряд, количество листов.
  4. Фото установленного баннера, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.ФИО и контакты исполнителя.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам.

Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение.

Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:

Пример недопустимой формулировкиСледует писать
«Надеемся на скорую встречу»«Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
«Приветствуем самого нашего любимого клиента»«Уважаемый Иван Иванович!»
«В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование»«В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»
«Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной»«Направляем подтверждение сроков и качества»
«Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе»«Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель.

Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

Бланк сопроводительного письма к документам

Источник: https://ppt.ru/forms/rabota/sopr-pismo

Сопроводительное письмо: что это и как его правильно написать

Сопроводительное письмо к претензии
Сопроводительное письмо: что это и как его правильно написатьcovering (cover) letter – сопроводительное письмо – это письмо, которое вы отправляете с другими документами, объясняющее, зачем они отправлены, или предоставляющее дополнительную к ним информацию.

Сейчас многие люди изучают английский язык, чтобы найти более престижную работу в международной компании. Конечно, чтобы устроится в такую, необходимо составить резюме. Об этом мы вам уже рассказывали в другой статье в нашем блоге. Но чтобы ваше резюме стало заметно из тысячи, важно грамотно написать сопроводительное письмо.

Эта уже давно устоявшаяся на западе практика постепенно набирает обороты и у нас. 

Сопроводительное письмо: что это и как его правильно написать

Что же это? Сопроводительное письмо – это небольшой рассказ о себе, который предназначен для hr-сотрудника (т.е.

сотрудника отдела по работе с персоналом; от англ. human resources – человеческие ресурсы).

Цель этого письма – выделить себя среди конкурентов, привлечь внимание и сделать так, чтобы работодатель захотел рассмотреть ваше резюме.

На многих сайтах по поиску работы при отправке своего резюме в интересующую вас компанию автоматически добавляется сопроводительное письмо. И оно стандартное у всех. Немногие соискатели решают изменить шаблон и вставить свой текст вместо “Прошу вас рассмотреть моё резюме”. А может зря? Может именно это выделит вас в глазах hr-менеджера и сделает ваше резюме приоритетным? 

Давайте рассмотрим с вами основные моменты, которые помогут вам правильно написать такое письмо и не совершить распространённых ошибок.

Сопроводительное письмо: что это и как его правильно написать

Советы при составлении сопроводительного письма

Давайте сначала рассмотрим несколько советов, используя которые можно написать красивое и эффективное письмо.

Во-первых, сопроводительное письмо должно быть очень целевым. Т.е. если в резюме вы указываете весь свой опыт работы, все свои навыки, умения, интересы и т.п.

, то в сопроводительном письме не стоит писать, что вы печёте потрясающие эклеры, когда претендуете на вакансию главного бухгалтера.

Конечно, если вы в какую-то кондитерскую собрались устраиваться, это несомненно стоит упомянуть! Таким образом, если вы собираетесь рассылать своё резюме в несколько мест, корректируйте сопроводительное письмо отдельно для каждой компании. Оно не может быть стандартным для всех.

Во-вторых, сопроводительное письмо должно быть недлинным. У сотрудника отдела найма не будет времени читать ваш “роман”, даже если он очень интересный.

Поэтому нужно научиться лаконичности и в несколько предложений уместить все свои сильные качества, которыми можно привлечь работодателя. Также в этом пункте подчеркну, что не нужно переписывать резюме.

Сопроводительное письмо и резюме это две разные вещи, которые не должны дублировать друг друга. 

В-третьих, ваше письмо должно быть очень ясным и простым для восприятия. Следите, чтобы речь была связная, чёткая, без каких-то возможных непонятных для hr-сотрудника слов. Иначе текст могут даже не дочитать и не добраться до самого резюме или не уделить ему должного внимания.

В-четвёртых, сопроводительное письмо, как и резюме, не должно содержать грамматических ошибок. Обязательно проверьте правильность написания каждого слова, все запятые и другие знаки.

Есть специальные онлайн программы, которыми можно воспользоваться. Например, www.text.ru. Ошибки делают кандидата на вакансию менее значимым для hr-сотрудника, даже если будущая работа не связана напрямую с написанием текстов.

Будьте грамотными, это создаст о вас приятное мнение.

В-пятых, сопроводительное письмо – это менее шаблонное обращение к работодателю, чем резюме, но несмотря на это оно не должно быть бесцеремонным и содержать простонародные словечки. В письме вы просто указываете то, что хотите подчеркнуть о себе для работодателя, на что стоит обратить особое внимание и почему вы лучший кандидат на выбранную позицию.

В-шестых, не стоит чрезмерно нахваливать себя или потенциального работодателя. Старайтесь высказывать свои мысли объективно, без лишнего пафоса, лести и преувеличения.

Сопроводительное письмо: что это и как его правильно написать

Как составить сопроводительное письмо

Теперь перейдём непосредственно к тому, как же писать такое письмо. Что писать в начале, в конце, в основной части. Какие фразы можно использовать. 

А. Итак, первое, что нужно написать, это обращение к работодателю. Здорово, если вы знаете имя человека, к которому обращаетесь, тогда так и пишете Dear Mr/Ms ______ (Black, Smith…). Если имя вам незнакомо, обобщайте Dear Sir/Madam (соответственно Sir – сэр – для мужчин, Madam – мадам – для женщин). 

Б. В следующей фразе нужно дать обоснование, почему вы пишете это письмо. Например:

  • I am writing in response to your advertisement for _________ position. – Пишу в ответ на Ваше объявление на должность _________ (название должности).
  • I learned about your vacancy _______ . – Я узнал о вашей вакансии _________ (откуда).
  • I would to apply for the vacancy _________ . – Я хотел бы претендовать на вакансию _________ (название вакансии).
  • I would to express my interest in applying for _________ . – Я хотел бы выразить свою заинтересованность и претендовать на вакансию _________ (название вакансии).
  • I recently met with _________ from your company, and she highly recommended that I send you my CV. – Я недавно встречался с _________ (имя сотрудника) из вашей компании, и она настоятельно рекомендовала мне отправить вам своё резюме.

В. Далее не забудьте указать, почему вы хотите получить эту работу. HR-менеджер должен увидеть вашу заинтересованность и мотивацию.

Здесь можно сказать несколько слов о работодателе (чем вас привлекает именно эта компания), непосредственно о должности (какие функции вам по душе), о команде (может быть вы слышали много хорошего о коллективе в этой фирме), о чём-то ещё особом, что отличает данную компанию от других и вызывает у вас желание работать здесь. 

  • I would to continue my successful growth in the field of _________ . – Я хотел бы продолжить развиваться (свой рост) в области _________ .
  • I am particularly interested in this job, as _________ . – Я особо заинтересован в этой работе, т.к. _________ .
  • I would to work for you, in order to _________ .  – Я хотел бы у вас работать, чтобы _________ (далее, как правило, указывают пользу, которую могут принести компании).
  • Your company has a solid reputation and high corporate culture. – Ваша компания имеет надёжную репутацию и высокую корпоративную культуру.
  • Your company is by far the best in terms of your company values and the opportunities for growth you offer.  – Ваша компания гораздо лучше остальных с точки зрения ваших ценностей и возможностей роста, которые вы предлагаете.

Г. Если в вашем резюме есть какие-то “пробелы” или несоответствия (т.е. такие моменты, которые могут насторожить или настроить работодателя негативно), вы можете сгладить их в сопроводительном письме. Например, у вас было три года, когда вы не работали.

Вы можете в сопроводительном письме указать, что провели эти три года заграницей, что дало вам большой опыт в общении на иностранном языке и взаимодействии с иностранцами на их территории. Постарайтесь превратить возможные “минусы” в “плюсы” для работодателя. Но опять же, не увлекайтесь.

Помните, что письмо должно быть ёмким, но не превратиться в целый том вашей автобиографии.

Д. Затем следует презентовать себя как лучшего возможного кандидата на желаемую позицию. Здесь стоит подчеркнуть некоторые данные, которые вы ранее указали в резюме. Это могут быть какие-то личные качества, которые выделяют вас из окружающих и незаменимы на выбранной должности, или значительный опыт работы на похожей работе, либо что-то ещё, что можно будет использовать на новом месте.   

  • My work experience has let me become a professional in _________ . – Благодаря опыту работы я стал профессионалом в _________ .
  • I suppose that my background would make me well suited to a position in _________ . Я полагаю, что весь мой накопленный жизненный опыт делают меня подходящим кандидатом на должность в _________ (название компании). 
  • I have experience in _________ . У меня есть опыт в _________ .
  • I don’t have much experience in ________ ,  but I would to develop my skills in this area. – У меня нет большого опыта в _________ , но я бы хотел бы развивать свои навыки в этой области.
  • I am confident in my ability and passion to become a positive addition to your company. – Я уверен в своих способностях и испытываю огромное желание стать позитивным дополнением вашей компании.
  • I'm also very familiar with _________ . – Я также знаком с _________ (можно вставить какие-то бизнес-процессы, программы, приложения).
  • I’ve been working as _________ for _______ which allowed me to develop and strengthen my _______________ skills.  – Я работал в качестве _________ (позиция) в течение _________ (срок), что позволило мне развить и усилить мои _________ (какие) навыки.
  • I believe that I could make a significant and valuable contribution to your company considering the qualifications mentioned. – Я полагаю, что мог бы сделать значительный и ценный вклад в вашу компанию, учитывая упомянутые навыки.
  • My current work includes ____________ , so these skills could be applied at your company. – Моя нынешняя работа включает _________ (ваши обязанности), и эти навыки можно применить в вашей компании. 
  • I have a strong motivation for __________ and am skilled at __________ . – У меня сильная личная заинтересованность в _________ (чём-то; например motivation for teaching people – интерес обучении людей), и я имею навыки в _________ (в чём).
  • My success in this area is well documented. – Мой успех в этой области подтверждён документально.
  • I suppose that my skill-set matches perfectly with your requirements. – Я полагаю, что мой набор навыков отлично соответствует вашим требованиям.
  • I consider _________  to be one of my strong points. – Я считаю _________ (качество) одной из моих сильных сторон.

Е. В процессе прочтения вашего письма hr-менеджер должен всё больше хотеть узнать вас получше. А финальным аккордом должен стать призыв к действию. Напишите в заключении, что вы готовы подъехать на собеседование в среду или что вы доступны по номеру 8 999 123 45 67. Тогда работодатель почувствует вашу уверенность и намерение. Вот примеры финальных фраз: 

  • I am available for interview  _________ . – Я доступен для собеседования _________ (когда).
  • I’m ready to provide any additional information. Please, contact me via _________ . – Я готов предоставить дополнительную информацию. Пожалуйста, свяжитесь со мной по _________ .
  • I can visit your office for an interview and answer all your questions. – Я могу приехать к вам в офис на собеседование и ответить на все ваши вопросы.
  • I look forward to discussing my qualifications further and can be reached by email at _________  or by phone at _________ . – Я жду с нетерпением дальнейшее обсуждение своей кандидатуры, со мной можно связаться по электронной почте _________ или по телефону _________ .
  • Please contact me to schedule an interview any time. – Пожалуйста, свяжитесь со мной, чтобы назначить время собеседования.
  • Thank you for your time and consideration. I look forward to the invitation for an interview. – Спасибо за уделённое время и внимание. Жду с нетерпением приглашения на собеседование.
  • I will be glad to discuss my previous experiences and plans for the future during the job interview with you. – Я буду рад обсудить свой предыдущий опыт и планы на будущее с вами на собеседовании.
  • I will call you this Friday to follow up on my application and arrange for an interview. – Я позвоню вам в пятницу, чтобы продолжить разговор о приёме на работу и договориться о собеседовании.

Ж. В самом конце письма не забудьте вежливо попрощаться и подписать своё имя. Например, 

  • Yours faithfully,  __________  – Искренне ваш, __________ (ваше имя)
  • Yours sincerely, __________  – С уважением, __________ (ваше имя)
  • Best regards, __________  – С наилучшими пожеланиями, __________ (имя)

Примеры сопроводительных писем

Обратите внимание: мы приводим вам примеры писем с разным уровнем английского. При написании своего письма руководствуйтесь своим уровнем владения языком. Ведь когда вас пригласят на собеседование, вам надо будет общаться на таком же уровне.

Сопроводительное письмо: что это и как его правильно написатьСопроводительное письмо: что это и как его правильно написатьСопроводительное письмо: что это и как его правильно написать

Когда вы допишете сопроводительное письмо, перечитайте его, встав на место работодателя.

Вы сами хотите взять себя на работу?:-) Если да, смело отправляйте ваше резюме вместе с письмом в hr-отдел выбранной компании. Если нет, исправьте моменты, которые вам не нравятся.

Работодатель должен видеть, чем вы можете быть полезными для организации, какой вклад вы принесёте. Дерзайте! У вас всё получится!!!

Источник: https://zen.yandex.ru/media/easyspeak/soprovoditelnoe-pismo-chto-eto-i-kak-ego-pravilno-napisat-5dd7bea69c52392b6e2b5c2d

Письмо – претензия. Бланки и образцы

Сопроводительное письмо к претензии

Письмо – претензия или рекламация – письменный документ, направляемый стороне договорных отношений в случае нарушения ею или ненадлежащего исполнения данной стороной условий заключенного соглашения или договора. В нем обязательно должна быть ссылка на конкретный нарушенный пункт договора или действующего законодательного акта.

Примеры писем – претензий:

– о возврате денежных средств;– о нарушении сроков поставки;– о задержке или отсутствии оплаты (погашение задолженности);– о поставке товара ненадлежащего качества;– о нарушении конкретных пунктов договора;

– о наложении штрафных санкций за устраненное нарушение, но повлекшее нарушение сроков, установленных договором или действующим законодательным актом.

Перед направлением письменной претензии обычно стороны предпринимают попытки путем переговоров урегулировать возникший спор во внесудебном порядке, например, заключив мировое соглашение или согласовав срок устранения, выявленных нарушений.

Если проведение переговоров не привело к ожидаемым результатам, отправленная в адрес нарушителя условий договора, письменная претензия будет первым шагом урегулирования спорной ситуации в порядке, установленном законом (претензионном порядке).

При обращении в суд, с этого момента будет исчисляться срок, установленный законодательством для решения спора в судебном порядке. Соблюдение данного порядка позволит сократить срок решения спора.

При обращении в суд, не соблюдая претензионный порядок, можно получить отказ в рассмотрении предъявленных требований.

Скачать бланки:

Пустой бланк письма – претензии

Образец заполнения письма – претензии

Кто может написать претензию

Юридические лица в своем штате чаще всего имеют юриста или получают правовые услуги по отдельному договору. Таким образом, у них не возникает вопроса, какой специалист должен писать претензию. Физические лица для этой цели обращаются к адвокатам, а если сами имеют специальное образование или навыки работы с законодательством, могут написать ее самостоятельно.

Правила составления письма

Законодательство не дает определения понятия «претензия» и не устанавливает определенных требований по ее составлению. Письменные требования об устранении нарушений условий, заключенного договора, составляются в свободной форме.

Однако для решения проблемы, необходимо, чтобы данное письмо содержало определенную информацию, подтверждающую обоснованность предъявляемых требований.

Если данная информация будет отсутствовать возникнут сложности при решении проблемы и будет затрачено больше времени на разбирательство.

Претензия всегда должна включать в себя

Для ускорения решения спора, претензия обязательно должна содержать следующие сведения:

  • Об отправителе и получателе, если направляется в адрес юридического лица необходимо указать полное наименование, должность и фамилию с инициалами, лица, на имя которого она направляется, чаще всего это руководитель;
  • Конкретные нарушения, со ссылкой на пункты договора или конкретные законодательные акты и правовые нормы, которые были нарушены;
  • Порядок устранения нарушений и последствия, которые должны наступить в случае их не устранения.

Если спор возникает в финансовой сфере и указываются денежные суммы, необходимо указывать их как цифрами, так и прописью

Если спор, предусматривает наличие дополнительных доказательств, их необходимо приложить к данному письму.

Ими могут быть акты приемки, составленные по определенной форме, чеки, квитанции, дополнительные соглашения, фото и/или видео съемки, образцы продукции, прочие документы, имеющие отношение к конкретному спору.

В конце письма все приложенные доказательства нужно перечислить, указать их количество, если это письменные источники по каждому отдельно указывается конкретное количество страниц.

Письмо-претензия может быть оформлено от руки или набрано на компьютере в печатном виде.

Не зависимо от формы оформления, претензия обязательно собственноручно подписывается руководителем, эта подпись может заверяться печатью юридического лица, при ее наличии.

С 2016 года юридические лица могут работать без печати, но при определенных обстоятельствах она все же нужна, например, при заключении контрактов с зарубежными партнерами.

Количество экземпляров претензии не ограничивается количеством сторон в споре, они могут направляться всем заинтересованным, в том числе и третьим лицам, поэтому количество писем устанавливает отправитель по своему усмотрению. Все экземпляры должны заверяться должным образом, иметь дату и исходящий номер, что позволит в будущем при необходимости сослаться на это конкретное письмо.

Заполнение шапки письма

Претензия оформляется на фирменном бланке отправителя, который должен содержать полное наименование юридического лица, в соответствии с учредительными документами, ИНН, юридический и почтовый адрес.

Далее необходимо вписать получателя, указав его наименование и должностное лица, на имя которого она направляется, а также его фамилию, имя и отчество.

Затем обязательно письмо идентифицируется путем проставления номера и даты его составления. В верхнем левом углу письма указывается его краткое содержание, например, «о нарушении срока поставки оборудования».

Заполнение основной части письма – претензии

Далее в письме должна идти описательная часть, которая должна содержать:

  • Подробное описание нарушение, при этом обязательно указывается конкретный пункт договора или статья законодательного акта, указав дополнительно реквизиты этого документа – номер и дату.
  • Если нарушение выражается в денежной сумме, она указывается цифрами и прописью. Например, долг по оплате поставленной продукции составляет 100 000 (сто тысяч) рублей.
  • После этого формулируется сама претензия, когда по одному договору возникает несколько проблем, каждая из них оформляется отдельным пунктом, где указываются и предлагаемые пути решения, с конкретными сроками исполнения.
  • В конце письма указываются действия, которые возможны, если указанные нарушения не будут устранены. Например, «при не исполнении, заявленных требований будем вынуждены обратиться в суд».
  • Оформленная претензия подписывается руководителем, подпись которого должна быть расшифрована

Образец письма – претензии

Как отправить письмо

Законодатель не регламентирует способ отправки претензии. Для этого существует несколько видов:

  • Используя почтовый ящик электронной почты;
  • Факс;
  • Передать письмо с нарочным;
  • Через отделение почты России.

При этом необходимо учесть, что при обращении в суд потребуется доказать факт направления претензии ответчику. Для этого потребуется предъявить квитанцию об отправке, если это заказное письмо, отправленное через почту России, копию претензии с входящим номером получателя, если оно доставлялось курьером.

Конечно отправлять претензию факсом или электронной почтой быстрее, но доказать факт отправки и получения ответчиком данного письма сложнее, особенно если последний будет отрицать этот факт.

Заказное отправление надежнее, но при этом временной фактор будет играть в пользу получателя, давая ему дополнительное время.

Что делать после отправки письма

Отправив претензию, необходимо дождаться ответа. Законодательство не устанавливает конкретного срока для ответа, но данный срок может содержать текст претензии.

Например, заменить некачественный товар в срок не позднее 10 дней с момента получения претензии. Если срок не указан, ждать придется 30 дней.

В случае не получения ответа, можно обращаться в суд или вышестоящую инстанцию.

Если адресат удовлетворил претензию частично, исковые требования готовятся в части, не удовлетворенной. При этом повторную претензию писать не надо, можно сразу подавать исковое заявление.

Письмо-претензия о возврате денежных средств

Необходима до подачи иска в суд. Для судебного заседания в обязательном порядке должен быть зафиксирован факт, что вы пытались решить дело мирным путем.

Скачать бланк – образец письма – претензии о возврате денежных средств

Пример письма – претензии о возврате денежных средств

Письмо – претензия о нарушении сроков поставки

Является досудебной разновидностью претензии о нарушении условий договора. Письмо может быть написано как физическим, так и юридическим лицом. 

Скачать бланк – образец письма-претензии о нарушении сроков поставки

Пример письма – претензии о срыве сроков поставки

Письмо – претензия о погашении задолженности

Скачать бланк – образец письма – претензии о погашении задолженности

Пример письма – претензии о погашении задолженности

Письмо – претензия о поставке товара ненадлежащего качества

Составление данного письма аналогично остальным. Главное определить, что конкретно необходимо от поставщика, который предоставил некачественный груз:

  • заменить испорченный товар на хороший товар аналогичной марки;
  • заменить некачественный груз на другой груз этой же марки;
  • исправить недостатки или возместить часть ущерба;
  • вернуть всю сумму.

Источник: https://www.rublanki.ru/pretenzii/pismo-pretenziya-blanki-i-obrazczy/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.